Schulvorlage

Mit der Notenverwaltung haben Lehrer mehrere Möglichkeiten, ihre Daten untereinander auszutauschen. Eine der Möglichkeiten ist die Schulvorlage, die an die Lehrer zu Schuljahresbeginn verteilt wird und die alle Daten enthält, die ein Lehrer für das neue Schuljahr benötigt. 
Die Lehrer müssen damit keine Schülernamen und Klassen mehr eingeben und auch die Fächer werden aus der Vorlage entsprechend den Schulrichtlinien für sie erstellt (mit allen Einstellungen zu den Notenregeln, der Aufteilung des Faches in die Bereiche mit entsprechenden Gewichtungen etc.).
Selbst Schülerfotos, Formulierungen für die Schülerbeurteilungen, Notenschlüssel und Zeugnisformulare oder Formulare für Schulberichte können mit der Schulvorlage an die Lehrer verteilt werden.

Was kann mit einer Schulvorlage weitergegeben werden:

Was kann mit einer Schulvorlage nicht weitergegeben werden

Beispiel für die Verwendung der Schulvorlage:

In diesem Beispiel soll die Schulvorlage dafür benutzt werden, dass sich die Lehrer das Eingeben der Schülernamen und Klassen und das Anlegen Ihrer Fächer ersparen können und sicherstellen, dass die Berechnung der Gesamtnoten korrekt durchgeführt wird. 

Da das ein klassischer Anwendungsfall ist, wurde die Notenverwaltung so optimiert, dass das mit ein paar wenigen Mausklicks erledigt ist. Folgende Schritte sind dazu nötig:

1) Import der Schülerdaten aus der Schulkartei

Mit der Importfunktion werden alle Klassen und Schüler in einem Schritt erstellt.

2) Vorlagen für die Fächer anpassen

Um beim Anlegen eines Faches nicht alle Einstellungen immer wieder angeben zu müssen, können diese Einstellungen als Vorlagen gespeichert werden.
Die Vorlagen haben jedoch noch eine weitere Funktion. Sie können Vorlagen auch dazu benutzen, alle Fächer für alle Klassen auf einmal aus der Vorlage automatisch erstellen zu lassen. Dazu muss der Name der Vorlage auch die Klassenstufe enthalten, also z.B. "3 Deutsch".
Mit dem Menüpunkt Optionen --> Vorlagen für neue Fächer bearbeiten legen Sie für jedes Fach einer Klassenstufe eine Vorlage an und benennen Sie diese entsprechend:


Die Erstellung der Vorlagen ist natürlich nur beim ersten Anwenden der Notenverwaltung notwendig, später können Sie die Vorlagen jedes Jahres erneut für die Erstellung der Fächer wiederbenutzen.

3) Fächer aus der Vorlage erstellen lassen

Mit dem Menüpunkt Extras --> Fächer automatisch aus den Vorlagen erstellen rufen sie den Assistenten zur automatischen Erstellung der Fächer auf:



Der Assistent listet nun alle Fächer auf, die er aus den Vorlagen erstellen kann. Sind Fächer bereits vorhanden, wird das natürlich erkannt und diese werden nicht neu erstellt. Sie können nun durch Anklicken auch einzelne Fächer wieder abwählen, wenn diese nicht automatisch angelegt werden sollen. Das sind in der Regel die Fächer mit zusammengelegten Klassen (z.B. Religion).
Mit dem Knopf Fächer anlegen werden nun alle Fächer angelegt.

Jetzt legen Sie noch die Fächer mit den zusammengelegten Klassen nach der klassischen Methode an.

4) Exportieren der Schulvorlage

Mit dem Menüpunkt Datei --> Schulvorlage exportieren bekommen Sie den folgenden Dialog angezeigt:



Hier können Sie auswählen können, welche Daten Sie mit der Schulvorlage an die Lehrer weitergeben möchten.
Sie klicken auf Weiter und geben einen Dateinamen für die Schulvorlage ein. Nachdem Bestätigen mit OK wird die Schulvorlage erstellt.

Die Datei geben Sie an alle Lehrer weiter.

5) Import der Schulvorlage (durch die jeweiligen Lehrer)

Beim Import der Schulvorlage kann jeder Lehrer für sich die Daten auswählen, die er importieren möchte. Dazu wählt er den Menüpunkt Datei --> Schulvorlage importieren an und wählt die zu importierende Schulvorlage aus. Es erscheint nun der Auswahldialog, welche Daten der Schulvorlage importiert werden können:



Durch Anklicken der entsprechenden Zeile entscheidet jeder Leherer für sich, welche Daten er übernehmen möchte.
Sind Daten bereits vorhanden, wird das entsprechend gekennzeichnet. Ein erneuter Import von Klassen, wenn diese bereits vorhanden sind, ist aktuell nicht vorgesehen.
Fächervorlagen können jedoch immer wieder importiert werden, die Daten werden dabei überschrieben.

Für Lehrer, die an mehreren Schulen unterrichten und z.B. in zwei Schulen jeweils die Klasse "1a" unterrichten, kann für den Import ein Kürzel für die Schule angegeben werden. Dieser wird dann beim Anlegen der Klassen berücksichtigt.


Weitere Verwendungsmöglichkeiten der Schulvorlage

Sie können natürlich vor dem Export der Schulvorlage im Schritt 4 noch Zeugnisformulare entwerfen, Beurteilungsformulieren anpassen oder den Schülern Passbildern zuordnen und alle Daten gemeinsam mit den Klassen und Fächern an die Lehrer verteilen.
Oder Sie packen die restlichen Anpassungen in eine zweite Schulvorlage, die dann nur noch die fehlenden Daten enthält und die zu einem späteren Zeitpunkt an die Lehrer verteilt wird.
Auch die Lehrer untereinanden können sich über die Schulvorlage z.B. Passbilder ihrer Schüler austauschen oder selbstentworfene Formulare weitergeben, hier gibt es viele Möglichkeiten.